von Elisa Förster

Rechtssichere E-Mail Archivierung nach GOBD - Nur einen Mausklick entfernt.

Quelle: istockphoto.com/ SrdjanPav

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) vollumfänglich und uneingeschränkt.

Die letzte Hintertür schließt sich somit zum 31. Dezember 2016 und die Pflichten zur Archivierung elektronischer Dokumente gelten seitdem für alle Unternehmen.

Von nun an muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer alle nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen melden. Betroffenen Unternehmen drohen entsprechend hohe Teilschätzungen bis hin zu Geldbußen und Steuerstrafverfahren. Zudem können dem Unternehmen hohe Kosten durch nachträgliche Arbeitsprozessanpassungen und Korrekturen entstehen.

Wesentliche Grundsätze der GOBD im Überblick.

  • Datensicherheit (Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern)

  • Unveränderbarkeit (Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kenntlichmachung verändert, überschrieben oder ersetzt werden)

  • Ordnungsmäßigkeit (alle buchungsrelevanten Daten müssen vollständig, nachprüfbar und maschinell auswertbar sein)

  • Aufzeichnung (alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein)

  • Aufbewahrung (Datensätze und Daten sind geordnet und grundsätzlich im Original aufzubewahren)

Im Zeitalter der Digitalisierung.

In vielen Unternehmensbereichen wird die E-Mail aus Gründen des digitalen Zeitalters und aus Kostengründen dem Postweg vorgezogen.

Hierbei gelten für alle digitalen Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Haben diese digitalen Dokumente also die Funktion eines Beleges oder Geschäftsbriefes, zum Beispiel Angebote oder Rechnungen, müssen diese ebenfalls für sechs bis zehn Jahre archiviert werden.

Die Antwort, ob eine Mail archiviert werden sollte, lässt sich meist ganz einfach finden: Würde das betreffende Dokument, falls es in Papierform vorläge, unter normalen Umständen im Unternehmen aufbewahrt werden?

Sobald man diese Frage mit „Ja“ beantworten könnte, fällt diese Mail in die Archivierungspflicht.

Solche E-Mails und elektronisch erzeugte Dokumente, inklusive der Datenanhänge, müssen jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen.

Dazu benötigen Unternehmen ein entsprechendes E-Mail-Archiv-System. Die Ablage der Daten in einem einfachen Dateisystem, wie z.B. auf einem separaten Storage genügt den Anforderungen des Gesetzgebers nicht.

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